[ websitestory ]

Nu internet de experimentele fase definitief is ontgroeid, is de vraag of er een website moet komen voor de meeste bedrijven al lang geen kwestie meer. Vrijwel geen enkel zichzelf respecterende onderneming kan het zich nog veroorloven om niet online te zijn. Wellicht heeft uw bedrijf al jaren een website, maar wordt het langzamerhand de hoogste tijd dat die eens grondig gerenoveerd wordt. Als de beslissing eenmaal is genomen, hoe moet het dan verder? Een stappenplan: van nul tot website in vijf stappen.

Of uw bedrijf het ontwikkelen van de nieuwe of vernieuwde website uiteindelijk gaat uitbesteden of in eigen beheer zal uitvoeren, iedereen is erbij gebaat als direct vanaf het begin de verantwoordelijkheden duidelijk liggen. Het project wordt aanzienlijk vereenvoudigd door het instellen van een projectleider of -team. De projectleider of het projectteam begeleidt het hele project van begin tot eind, regelt de communicatie tussen allerlei verschillende partijen en ziet erop toe dat taken worden uitgevoerd. Als het project wordt uitbesteed aan een professionele webbouwer, kan de projectleider de communicatie met het bureau onderhouden. Als iedereen opdrachten kan uitdelen, dan gaan die elkaar in de praktijk vaak tegenspreken. Binnen het eigen bedrijf is de projectleider het aanspreekpunt voor bijvoorbeeld de directie als het gaat om planning en budget, maar ook voor het doorspelen van documenten, informatie en correcties aan het webbureau. Ook als de site in eigen huis wordt ontwikkeld, is een centraal aanspreekpunt aan te raden. In deze eerste fase kan het projectteam de eisen en wensen inventariseren. Zo zullen leden van de directie wel zo hun ideeën hebben over wat ze met de nieuwe site willen bereiken. Voor de medewerkers die zich veel met communicatie bezighouden, geldt dat precies zo. Verzamel zo veel mogelijk van deze ideeën zonder u daarbij al te veel te laten leiden door mogelijkheden en beperkingen. Dat komt later. De volgende drie stappen, namelijk het bepalen van doel en doelgroep van de site en het kiezen van de gewenste functionaliteit, lijken gemakkelijker als het gaat om het vernieuwen van een bestaande site, omdat die houvast biedt. Maar daarin schuilt ook direct een gevaar. Te veel houvast kan betekenen dat nieuwe mogelijkheden of creatieve oplossingen over het hoofd worden gezien. En het is natuurlijk mogelijk dat er destijds bij de ontwikkeling van de oude site niet voldoende is nagedacht over doelgroep en functionaliteit. De noodzaak om een duidelijke doelgroep te definiëren wordt nogal eens onderschat. Dat is niet verstandig, want het publiek waarvoor de site bedoeld is, dicteert in belangrijke mate hoe de site eruit komt te zien en wat er op moet komen. Een website die zich richt op tieners zal een heel ander ontwerp moeten krijgen dan een website voor bejaarden. De ene groep zal meer geïnteresseerd zijn in de laatste nieuwtjes rond popidool Eminem, de ander in incontinentiemateriaal. Voor blinden en slechtzienden moeten hele aparte voorzieningen worden getroffen, omdat die gebruik maken van brailleborden en spraaksynthese. Het kiezen van een doelgroep is dus belangrijk, maar u hoeft zich natuurlijk niet tot een doelgroep te beperken. Niet alle doelgroepen gaan even goed samen, zoals de hierboven genoemde tieners en bejaarden, maar andere laten zich uitstekend combineren. Zo kunt u op uw site een deel inruimen voor uw klanten, een ander deel voor toeleveranciers en andere zakelijke relaties en weer een ander onderdeel voor de eigen medewerkers van uw bedrijf en sollicitanten. In dat geval wordt vaak gesproken van portals en al zijn het strikt genomen verschillende websites, ze delen wel een en dezelfde entree. Het doel en de doelgroep van uw site zijn natuurlijk nauw met elkaar verbonden. In het hele proces zijn ze eigenlijk niet van elkaar te scheiden. Dus terwijl u de doelgroep van uw site bepaalt, stelt u ook vast welk doel de site moet dienen. Veel websites zijn niet meer dan digitale uithangborden en daar is niets mis mee als dat is wat u wilt. Maar de mogelijkheden van internet reiken natuurlijk veel verder dan zo'n eenvoudige aanwezigheid. U kunt uw site willen gebruiken om een professioneel imago op te bouwen. Onderzoek geeft u gelijk, want het blijkt dat de eerste indruk die een website maakt op mensen die via de website kennismaken met een bedrijf, bepalend is en blijft voor het imago van dat bedrijf. Een website kan gebruikt worden om de band met afnemers, leveranciers of andere relaties te verstevigen, zoals de benzinezegeltjes dat in de oude economie al deden. U kunt uw klanten zelf bestellingen laten plaatsen en de voortgang ervan bijhouden, of technische ondersteuning leveren, of informatie geven over de beschikbaarheid van uw producten of diensten. In zulke gevallen kan de website u flink wat geld opleveren, doordat u bespaart op dure verkoop- en supportmedewerkers. Misschien wilt u uw website alleen maar gebruiken om informatie te verstrekken. Farmaceutische bedrijven bijvoorbeeld mogen in Nederland geen reclame maken die op de consument is gericht, laat staan dat ze medicijnen rechtstreeks mogen verkopen. Maar door op internet informatie te verstrekken over ziektes en over de beschikbare medicijnen, kunnen ze wellicht indirect toch meer vraag kweken. Andere bedrijven gebruiken hun website om veel efficiënter nieuwe medewerkers te selecteren. Op zulke sites kunnen geïnteresseerden zelf een sollicitatieformulier invullen en een cv opsturen. Doordat alle informatie digitaal en in een vaste indeling wordt aangeleverd, valt er veel gemakkelijker te selecteren. Nu u heeft bepaald wat u met de site wilt bereiken en wie u met de site wilt bereiken, wordt het tijd om de bijbehorende functionaliteit te kiezen. Als uw site dienst doet als uithangbord, zult u nieuws en informatie over uw bedrijf willen verstrekken, net als adressen en telefoonnummers van contactpersonen. Een routeplanner die een routebeschrijving naar uw bedrijf plus kaartje produceert vanaf het adres van de bezoeker. Hoe hoger u uw doel stelt, des te meer functies kiest u. U kunt de bezoekers van uw site zich laten abonneren op een nieuwsbrief, wat een goede manier is om ervoor te zorgen dat bezoekers terugkomen. U kunt een webwinkel online zetten, eventueel compleet met voorraadbeheer en automatische facturering. Voor de technische ondersteuning kunt u een sectie opnemen met veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden, zodat uw supportafdeling minder wordt lastiggevallen met eenvoudig op te lossen problemen. Voor werknemers kunt u een documentbeheersysteem koppelen, zodat zij altijd en overal bij hun documenten kunnen, maar ook vanaf huis via internet in het archief kunnen zoeken. U kunt een forum opnemen waar collega's elkaar ontmoeten om werk te bespreken of wat te kletsen. En u kunt speciale WAP-pagina's opnemen om uw website of delen ervan ook mobiel beschikbaar te maken op telefoons of organisers. Een van de belangrijkste keuzes die u daarna moet maken, is wie het project gaat uitvoeren. Moet de bouw of verbouw van de website worden uitbesteed, of kan het werk intern, door medewerkers van uw eigen bedrijf, worden uitgevoerd? Om maar meteen een misverstand uit de weg te ruimen: geld speelt bij deze keuze eigenlijk geen rol. Vergeleken met de vaak onverwacht hoge offertes van externe webbouwers lijkt het al snel goedkoper om de nieuwe site dan maar zelf te maken, maar daar valt heel wat op af te dingen. Interne medewerkers kosten natuurlijk ook gewoon geld, en bovendien kunnen ze maar een ding tegelijk. Als ze aan de website werken, blijft hun eigen werk liggen. Daarbij komt dat ze vaak niet over de routine beschikken van een professionele webbouwer, en dus veel meer uren moeten steken in het project. Bij de keuze voor uitbesteden of zelf doen is expertise veel belangrijker dan geld. Is in uw bedrijf de kennis en de vaardigheid aanwezig om zelf een professionele website te bouwen? Daarbij komt heel wat meer kijken dan het leuk opmaken van een paar pagina's. Een website ontwerpen vereist de vaardigheid en creativiteit van een grafisch ontwerper om tot een mooi en functioneel uiterlijk te komen. U heeft misschien een programmeur nodig voor het maken van scripts, Java-applets en voor de koppeling van bijvoorbeeld een webwinkel met bestaande automatiseringssystemen zoals voorraadbeheer en administratie en databases. Zoals aan alles in het leven, kleven ook aan zowel het intern ontwikkelen van een website als aan het uitbesteden ervan voor- en nadelen. Zelf doen heeft als belangrijk voordeel dat u de communicatielijnen kort houdt. Uw eigen medewerkers kennen uw bedrijf natuurlijk veel beter dan een extern bureau, waardoor er minder uitgelegd hoeft te worden. Een ander belangrijke overweging kan zijn dat intern ontwikkelen betekent dat u geen gevoelige of strategische informatie aan vreemden hoeft toe te vertrouwen. En dat u wellicht wat meer grip heeft op zaken als planning en budget. De nadelen van zelf doen verkeren natuurlijk direct in voordelen van het uitbesteden. Zo neemt met de complexiteit en de gewenste functionaliteit van de site ook de vereiste expertise toe, en neemt de kans dat u die intern aantreft natuurlijk af. Aangenomen dat ze niet overtollig zijn, komen interne medewerkers niet aan hun eigen werk toe zo lang ze aan de site werken. En intern ontwikkelen betekent ook dat u de hele projectorganisatie, inclusief personeel, planning, bronnen en budgetbewaking, zelf moet doen.